Veelgestelde vragen over het CSR Cliëntsysteem
Voor partners
Voor partners
Inloggen - hoe/waar inloggen in het CSR Clientsysteem
Inloggen doe je via de URL: cs.csrcentrum.nl. Vanwege informatiebeveiliging en privacy is twee factor authenticatie voor de coach verplicht. Voor de cliënt is het een keuze. Tip: sla de URL van het Cliëntsysteem op in je favorieten of maak een snelkoppeling naar het beginscherm van je laptop, tablet en telefoon.
Inloggen - mijn twee-factor-authenticatie werkt niet
Cliëntdossier aanmaken - gebruiker bestaat al
Een gebruiker kan meerdere dossiers hebben in het Cliëntsysteem. Dit is praktisch, omdat een gebruiker dan alle dossiers overzichtelijk bij elkaar in een account heeft staan en kan blijven inloggen met de al bekende inloggegevens.
Op het moment dat het e-mailadres van jouw cliënt al bekend is in het Cliëntsysteem, krijg je bij het aanmaken van een nieuw cliëntdossier na het invoeren van het e-mailadres een pop-up met de vraag of je een nieuw dossier wilt toevoegen aan de bestaande gebruiker.
Als je hiervoor kiest, ontvangt de cliënt een notificatie waarin om toestemming wordt gevraagd de al in het Cliëntsysteem bekende NAW-gegevens toe te voegen aan jouw nieuwe cliëntdossier. De toestemming wordt aan de cliënt gevraagd om foutjes/misbruik te voorkomen.
Na akkoord van de cliënt worden de NAW-gegevens van de cliënt zichtbaar op de cliëntpagina.
Stuur account e-mail - wat doet deze knop?
Je geeft je cliënt toegang tot het dossier via de knop ‘Stuur account e–mail‘ op de cliëntpagina. Klik op deze knop vóórdat je een kaart in het dossier publiceert.
Als je wilt checken of de ‘account-email’ verzonden is, kijk je onder ‘Account’. Je ziet daar de datum en tijd van verzenden terug bij ‘Account e-mail verzonden’. Als er niks staat, ben je vergeten op die knop ‘Stuur account e-mail’ te drukken.
Notificaties - wanneer krijg je een notificatie?
Wat ziet een cliënt?
Het dossier omvat twee tabbladen voor zowel coach als cliënt: ‘Mijn tijdlijn’ en ‘Mijn documenten’. De cliënt ziet verder Notificaties en diens Accountgegevens.
Cliëntpagina – accountgegevens
De cliënt vindt onder Accountgegevens zijn mail en telefoongegevens en kan hier een profielfoto uploaden.
Mijn tijdlijn
Hierin werken en communiceren de coach en cliënt met elkaar. De cliënt ziet alleen de kaarten die de coach heeft gepubliceerd.
Mijn documenten
In ‘Mijn documenten’ verschijnen automatisch de documenten die de coach en cliënt met elkaar hebben gedeeld. Ook verschijnen de bestanden die de coach via ‘Instellingen’ voor elke cliënt beschikbaar heeft gesteld.
Hoe kan ik het aantal sessies wijzigen in het dossier?
Via de knop ‘wijzig ingrediënten’ onderaan het dossier van de cliënt kan je het aantal sessies wijzigen. Je kan er voor kiezen om sessies toe te voegen of weg te halen. Je kan dit op ieder moment aanpassen.
Is het mogelijk om zelf ingrediënten aan te maken?
Het is op dit moment niet mogelijk om zelf ingrediënten aan te maken.
Vragenlijst - kan mijn cliënt op telefoon of tablet de vragenlijst invullen?
Het Cliëntsysteem werkt goed op mobiel en tablet. Helaas werkt het invullen van de vragenlijst hierop nog niet goed. Het systeem geeft het advies om de vragenlijst op een groot scherm (laptop, computer) in te vullen. Dit staat op het lijstje gewenste verbeteringen.
Vragenlijst - hoe herinner ik mijn cliënt aan het invullen van de vragenlijst?
Vragenlijst - hoe kan mijn cliënt de vragenlijst in het Engels invullen?
ECU-rapportage - waar vind ik het format en hoe werkt het?
Het rapportage format voor de Energie Check Up vind je in het betreffende recept (dat we voor je hebben klaar gezet). Om het in een traject voor je client te bewerken, klik je in de kaart Energie CheckUp Rapportage (in het dossier van het Cliëntdossier) op de knop ‘bewerk rapport’. Het (bekende) format wordt geopend. Enkele gegevens, zoals de namen van cliënt en coach en de vragenlijstscores zijn automatisch ingevuld. Het format bevat een zogeheten editor waardoor je direct in het document kunt typen. Als je op ‘Sluit’ klikt, slaat het jouw tekst automatisch op. Je kunt net zo vaak openen en sluiten als je wilt.
De editor bevat geen spellingscontrole, controleer je tekst daarom zorgvuldig. Bekijk altijd de rapportage in PDF (via ‘bekijk PDF) om te checken of alles goed staat en er niks versprongen is, voordat je de rapportage publiceert voor je cliënt.
Via het schuifje ‘gepubliceerd’ maak je de rapportage zichtbaar voor je cliënt. Bij je cliënt verschijnt de ECU-rapportage in de Energie CheckUp Rapportage kaart en in het tabblad ‘Mijn documenten’. Je cliënt kan de rapportage downloaden.
Let op: belangrijke actie als jouw browser de PDF-rapportage downloadt
Downloadt jouw browser de rapportage als je op ‘bekijk PDF’ klikt (in plaats van hem online te tonen)? Dat ligt aan jouw browser instellingen. Verwijder in dat geval altijd na het checken van de rapportage de opgeslagen PDF van je computer. Leeg ook regelmatig je digitale prullenbak.
ECU-rapportage - hoe komen de resultaten van de PF-meting erin?
De tabel uit de PF-rapportage wordt automatisch ingeladen in de ECU-rapportage. Dat ziet er zo uit (de getallen zijn fictief):
Let op: Het kan voorkomen dat de coach tijdens de eerste sessie iets in het template noteert, terwijl de PF-rapportage nog niet beschikbaar is. Dan blijft dit vak leeg. De oplossing is dan het volledige template wissen en sluiten (zie instructie onderaan template). Als je vervolgens het template opnieuw opent, laadt het systeem het template opnieuw in en zal de PF-tabel wel te zien zijn.
Bedrijfsarts betrokken - wat houdt dat in?
Als je op de Cliëntpagina hier een vinkje zet, dan deel je via het Cliëntsysteem rapportages met de bedrijfsarts, als de cliënt daarvoor – in het dossier – toestemming geeft.
Noteer in dat geval de naam en het mailadres van de bedrijfsarts en check zorgvuldig dat dit correct is.
Bedrijfsarts betrokken – toestemming cliënt voor delen ECU-rapportage
Als is aangevinkt dat een bedrijfsarts betrokken is, dan vraagt het systeem bij de ECU-rapportage – als de coach deze gemaakt en gepubliceerd heeft – het akkoord van de cliënt om de ECU-rapportage met de bedrijfsarts te delen en te bespreken. Er hoeft dus geen machtingsformulier meer ingevuld te worden.
‘Ik verleen toestemming aan mijn CSR-coach om deze rapportage te delen en de inhoud te bespreken met mijn bedrijfsarts.’ |
Bedrijfsarts betrokken – ECU-rapportage versturen
Zodra de cliënt in het systeem toestemming geeft om de ECU-rapportage te delen en te bespreken met de bedrijfsarts, stuurt het systeem automatisch een mail met link naar het opgegeven mailadres bij afronding van de Energie CheckUp.
De ontvanger (bedrijfsarts of diens gedelegeerde die de mail beheert) heeft 21 dagen de tijd om de link te openen en de rapportage te downloaden.
Beste <>, Een werknemer die bij u onder behandeling/controle is, volgt een traject bij <>. Graag deelt <> zijn/haar bevindingen inzake dit traject. Er staat een nieuwe rapportage voor u klaar in het CSR Cliëntsysteem. Deze rapportage is uitsluitend bestemd voor de behandelend bedrijfsarts. Klik op onderstaande knop om de rapportage te bekijken. Deze knop is 21 dagen geldig. Dit bericht eindigt met een disclaimer. |
Bedrijfsarts betrokken - hoe communiceer ik met de bedrijfsarts?
In de ECU-rapportage kun je onder het kopje Prognose je evt. opmerkingen voor de bedrijfsarts noteren. Je kunt hier ook verzoeken om contact met jou op te nemen (en je mailadres noteren).
Daarnaast kan je – nog steeds – rechtstreeks mailen met de bedrijfsarts om een afspraak te maken (zo lang je de privacyrichtlijnen in acht neemt en geen ECU-rapportage en andere persoonsgegevens deelt).
Bedrijfsarts betrokken – cliënt geeft geen toestemming voor delen ECU-rapportage
Als de cliënt geen toestemming geeft om de ECU-rapportage te delen met de bedrijfsarts, dan wordt de ECU-rapportage niet verzonden. Er verschijnt een melding dat de ECU nu niet afgerond kan worden, omdat de cliënt geen akkoord heeft gegeven om het rapport te delen. Om de ECU alsnog af te ronden, zet je het vinkje ‘bedrijfsarts betrokken’ op de Cliëntpagina uit (via de knop bewerken).
Chat - ongedaan maken van verzonden chatbericht
Helaas is het niet mogelijk om een chat of een via de chat gedeeld document te herzien of verwijderen.
Als het erg vervelend is wat je per ongeluk gedeeld hebt, kunnen we onze IT specialist vragen het chatbericht te wissen, maar dit doen we alleen als er zwaarwegende redenen hiervoor zijn (bijvoorbeeld vanwege de AVG) omdat hier kosten aan verbonden zijn. Om te voorkomen dat cliënt de verzonden chat ziet, kun je het e-mailadres van de cliënt op de cliëntpagina tijdelijk aanpassen, zodat cliënt niet kan inloggen.
Het via de sessiekaart kunnen delen van eigen documenten staat hoog op ons verlanglijstje. Op het moment dat we die nieuwe feature toevoegen, zal hopelijk ook het verwijderen van eigen documenten mogelijk worden.
Coachingstraject – afronden, hoe werkt dat?
Dit werkt hetzelfde als bij de ECU (zie de vraag hierover bij ECU-rapportage – hoe rond ik af?). Zorg dat je bij alle sessies die je uitgevoerd hebt, het vakje uitgevoerd hebt aangeklikt. Verwijder eventuele ongebruikte sessie-kaarten via ‘Wijzig ingrediënten’. Zorg voor een recent ingevulde afsluitende vragenlijst. Kies het resultaat. Maak en publiceer de Rapportage. Publiceer de evaluatie.
Coachingstraject - hoe archiveer ik een cliëntdossier?
Na afronding van een coachingstraject, kun je het cliëntdossier archiveren. Dit heeft twee gevolgen:
Archiveren van een cliëntdossier gaat als volgt:
Evaluatie – hoe werkt dit?
Net als in de Procesregistratie zorgt de coach ervoor dat de cliënt de evaluatie ontvangt voorafgaand aan de laatste sessie zodat deze kan worden besproken. De coach publiceert hiervoor de ‘Evaluatie’ kaart.
Evaluatie – hoe ziet de coach de ingevulde evaluatie?
Als de cliënt de evaluatie invult, wordt deze voor CSR direct zichtbaar. Als de cliënt akkoord is dat de coach de evaluatie ziet, dan verschijnt deze voor de coach in het dossier (en ontvangt de coach hiervan een notificatie).
Om de evaluatie op je eigen computer op te slaan ga je naar de cliëntpagina. Kijk bij Toegewezen recepten naar de evaluatie ingrediënt regel en klik in de kolom resultaat op de blauwe tekst ‘cijfer: …’. Kopieer nu de evaluatie en plak in Excel. Of maak een printscreen van de evaluatie.
Evaluatie – reminders
Het systeem verstuurt automatisch een reminder via de mail naar de cliënt (na 10 dagen) als deze de evaluatie nog niet heeft ingevuld.
Dossier - dossier als wit vlak zichtbaar voor cliënt
Als een cliënt in plaats van het dossier een wit vlak ziet, gebruikt hij/zij een te verouderde browser.
Cliënt kan dit oplossen door op het Cliëntsysteem in te loggen via een andere browser (zoals Microsoft Edge, Mozilla Firefox of Google Chrome).
Dossier - is het dossier bruikbaar puur voor eigen administratie en/of aantekeningen?
Ja, dat kan. Je stuurt dan niet de ‘account e-mail’ aan cliënt en je publiceert geen enkele kaart. Op deze manier ontvangt cliënt geen notificaties van de wijzigingen die je aanbrengt in de kaarten en kun jij in het dossier het traject administratief bijhouden. Let op: er is dan geen facturatie vanuit het Cliëntsysteem mogelijk.
Functionaliteiten in ontwikkeling die op termijn volgen: