Veelgestelde vragen over het CSR Cliëntsysteem
Voor verwijscoaches
Inloggen - hoe/waar inloggen in het CSR Clientsysteem
Inloggen doe je via de URL: cs.csrcentrum.nl. Vanwege informatiebeveiliging en privacy is twee factor authenticatie voor de coach verplicht. Voor de cliënt is het een keuze. Tip: sla de URL van het Cliëntsysteem op in je favorieten of maak een snelkoppeling naar het beginscherm van je laptop, tablet en telefoon.
Inloggen - mijn twee-factor-authenticatie werkt niet
Check eerst of je de juiste authenticatiecode gebruikt in de authenticator app op je telefoon.
Zie je daar een regel met 6 cijfers met @Cliëntsysteem staan? Deze cijfers wijzigen iedere zoveel tijd.
Je opent de app iedere keer om de meest actuele cijfercombinatie in te vullen.
Werkt het inloggen niet met de juiste authenticator en en die steeds wijzigende 6 cijfers?
Geef ons dan een seintje. Wij zetten de twee-factor-authenticatie van jouw account uit. Je kan dan inloggen met alleen je e-mailadres en wachtwoord, zonder authenticatiecode. Om de authenticator weer opnieuw in te stellen, doe je het volgende:
- Verwijder de authenticatiecode op je telefoon die eindigt op @Cliëntsysteem (de regel met 6 cijfers) Let op: de code die eindigt op @procesregistratie moet je laten staan, zodat je nog kunt inloggen in het oude systeem (de Procesregistratie)
- Na een tijdje krijg je bij het inloggen automatisch een melding om de twee-factor-authenticatie van jouw account opnieuw in te stellen. Dit kan je dus even afwachten. Doorloop dan opnieuw de stappen in de pop-ups die verschijnen.
Wat ziet een cliënt?
Het dossier omvat twee tabbladen voor zowel coach als cliënt: ‘Mijn tijdlijn’ en ‘Mijn documenten’. De cliënt ziet verder Notificaties en diens Accountgegevens.
Cliëntpagina / accountgegevens
De cliënt vindt onder Accountgegevens de beknopte versie van de Cliëntpagina (telefoon, e-mail, basisinformatie uit de intake). De cliënt kan hier een profielfoto uploaden.
Mijn tijdlijn
Hierin werken en communiceren de coach en cliënt met elkaar. De cliënt ziet alleen de kaarten die de coach heeft gepubliceerd.
Mijn documenten
In ‘Mijn documenten’ verschijnen automatisch de documenten die de coach en cliënt met elkaar hebben gedeeld. Ook informatie over het traject en de spelregels van het traject waar de CSR-cliënt bij de eerste keer inloggen op is gewezen en akkoord mee is gegaan, vind je hier terug. Als coach kan je zo precies zien over welke documenten de cliënt beschikt.
Vragenlijst - kan mijn cliënt op telefoon of tablet de vragenlijst invullen?
Het Cliëntsysteem werkt goed op mobiel en tablet. Helaas werkt het invullen van de vragenlijst hierop nog niet goed. Het systeem geeft het advies om de vragenlijst op een groot scherm (laptop, computer) in te vullen. Dit staat op het lijstje gewenste verbeteringen.
Vragenlijst - hoe herinner ik mijn cliënt aan het invullen van de vragenlijst?
Het is niet mogelijk om vanuit het Cliëntsysteem een reminder-notificatie te sturen. Wat je wel kunt doen is een korte chat sturen aan je cliënt, waarin je hem/haar eraan herinnert de vragenlijst in te vullen.
ECU-rapportage - waar vind ik het format en hoe werkt het?
Klik in de kaart Energie CheckUp Rapportage (in het dossier van het Cliëntdossier) op de knop ‘bewerk rapport’. Het (bekende) format wordt geopend. Enkele gegevens, zoals de namen van cliënt en coach en de vragenlijstscores zijn automatisch ingevuld. Het format bevat een zogeheten editor waardoor je direct in het document kunt typen. Als je op ‘Sluit’ klikt, slaat het jouw tekst automatisch op. Je kunt net zo vaak openen en sluiten als je wilt.
De editor bevat geen spellingscontrole, controleer je tekst daarom zorgvuldig. Bekijk altijd de rapportage in PDF (via ‘bekijk PDF) om te checken of alles goed staat en er niks versprongen is, voordat je de rapportage publiceert voor je cliënt.
Via het schuifje ‘gepubliceerd’ maak je de rapportage zichtbaar voor je cliënt. Bij je cliënt verschijnt de ECU-rapportage in de Energie CheckUp Rapportage kaart en in het tabblad ‘Mijn documenten’. Je cliënt kan de rapportage downloaden.
Let op: belangrijke actie als jouw browser de PDF-rapportage downloadt
Downloadt jouw browser de rapportage als je op ‘bekijk PDF’ klikt (in plaats van hem online te tonen)? Dat ligt aan jouw browser instellingen. Verwijder in dat geval altijd na het checken van de rapportage de opgeslagen PDF van je computer. Leeg ook regelmatig je digitale prullenbak.
ECU-rapportage - hoe noteer ik of er een PF-meting of HRV Lifestyle Analyse is gedaan?
In het Cliëntsysteem vind je één formatrapportage. Deze gebruik je als een PF-meting heeft plaatsgevonden, maar ook als een HRV Lifestyle Analyse is uitgevoerd. In het format staat een toelichting op beide herstelmetingen. Bij het maken van de ECU-rapportage laat je de toelichting staan van de meting die gebruikt is (in de meeste gevallen de PF-meting) en verwijder je de toelichting van de meting die niet van toepassing is.
ECU-rapportage - hoe komen de resultaten van de PF-meting erin?
De tabel uit de PF-rapportage wordt automatisch ingeladen in de ECU-rapportage. Dat ziet er zo uit (de getallen zijn fictief):
Let op: Het kan voorkomen dat de coach tijdens de eerste sessie iets in het template noteert, terwijl de PF-rapportage nog niet beschikbaar is. Dan blijft dit vak leeg. De oplossing is dan het volledige template wissen – inclusief briefhoofd, logo, alles tot het volledig blanco is – en sluiten (zie instructie onderaan template). Als je vervolgens het template opnieuw opent, laadt het systeem het template opnieuw in en zal de PF-tabel wel te zien zijn.
ECU rapportage - hoe verwerk ik de resultaten van de HRV-meting?
Omdat de HRV-rapportage uit verschillende figuren en gegevens bestaat, worden deze resultaten niet automatisch doorgevoerd naar de ECU-rapportage. Als coach ben je vrij om zelf iets te noteren over de HRV-meting in de ECU-rapportage. Je kunt simpelweg verwijzen naar de aparte HRV-rapportage, maar je mag ook een korte samenvatting schrijven. Ook is het mogelijk om een printscreen toe te voegen van een naar jouw idee relevant stuk tekst/figuur uit de HRV-rapportage .
ECU & ECU-rapportage - wat als er geen of alsnog een meting plaatsvindt?
Het kan zijn dat bij de intake is afgesproken dat de cliënt geen PF-meting of HRV-meting doet.
Er vindt dan geen derde sessie meer plaats tijdens de ECU.
Om de meting-kaart te verwijderen klik je onderaan het dossier van de cliënt op de knop ‘Wijzig ingrediënten’. Vervolgens kan je het aantal metingen op nul zetten. Verwijder in dit geval in de ECU-rapportage de toelichting van beide metingen omdat die niet van toepassing zijn.
Toch een meting inzetten in de ECU?
Als jij het zinvol vindt – op basis van de vragenlijst en eerste sessie – dat er toch een meting plaatsvindt, bespreek dat dan met je cliënt en stuur een mailtje naar info@csrcentrum.nl waarin je aangeeft aan welke meter je de cliënt graag wil koppelen. Wij koppelen de meter aan het dossier en informeren de biofeedbackmeter en jou hierover.
Let op: Publiceer direct na aanvraag van de meting de metingkaart zodat deze zichtbaar wordt voor de cliënt.
Betrokken arts/arbodienst - wat houdt dat in?
Preventie bouwarts
Sinds januari 2022 vindt triage en doorverwijzing van een cliënt plaats via de bouwarts van een preventie arbodienst. De afspraak met Volandis is dat we de ECU-rapportage en eindrapportage delen met deze bouwarts zodat dit in het werknemersdossier wordt bewaard en er zo goed mogelijk opvolging kan worden gegeven bij volgende contacten.
Standaard staat daarom op de cliëntpagina de naam en e-mailadres van de betrokken/verwijzend bouwarts aangegeven. De cliënt geeft in het dossier toestemming om de rapportages te delen. Dit gebeurt vervolgens automatisch. Indien de cliënt geen akkoord wil geven of niet reageert op jouw verzoek, geef ons dan een seintje. Wij kunnen het vinkje ‘informeer preventie bouwarts’ uitzetten zodat je toch de ECU of het traject kunt afronden.
Bedrijfsarts vanuit verzuim
Als er een bedrijfsarts vanuit verzuim betrokken is bij de cliënt, wordt dit tijdens de telefonische intake aangevinkt op de cliëntpagina. De coach kan dit ook zelf aanvinken, mocht de cliënt zich gedurende het coachingstraject ziekmelden. De intaker noteert de naam en het mailadres van de bedrijfsarts, indien de cliënt dit weet. Zo niet, dan vraagt – in geval van UTA en BP – de coach de naam en het mailadres van de bedrijfsarts aan de cliënt en noteert deze op de cliëntpagina. Zo kan de coach de ECU-rapportage via het Cliëntsysteem delen en bespreken met de bedrijfsarts, indien de cliënt hiermee akkoord gaat.
Let op: check altijd bij de cliënt of de naam en het mailadres van de bedrijfsarts correct zijn.
Betrokken arts/arbodienst – toestemming cliënt voor delen ECU-rapportage
Het systeem vraagt bij de ECU-rapportage – als de coach deze gemaakt en gepubliceerd heeft – het akkoord van de cliënt om de ECU-rapportage met de bouwarts en bedrijfsarts (als deze in beeld is) te delen en te bespreken. Er hoeft geen machtingsformulier meer ingevuld te worden.
| ‘Ik verleen toestemming aan mijn CSR-coach om deze rapportage te delen en de inhoud te bespreken met mijn bedrijfsarts.’ |
Bedrijfsarts betrokken – ECU-rapportage versturen
Zodra de cliënt in het systeem toestemming geeft om de ECU-rapportage te delen en te bespreken met de bedrijfsarts, stuurt het systeem automatisch een mail met link naar het opgegeven mailadres bij afronding van de Energie CheckUp.
De ontvanger (bedrijfsarts of diens gedelegeerde die de mail beheert) heeft 7 dagen de tijd om de link te openen en de rapportage te downloaden.
| ‘Beste voor- en achternaam bedrijfsarts, Een werknemer die bij u onder behandeling/controle is, volgt een traject bij CSR Centrum voor stress en burn-out coaching. Graag deelt de CSR-coach zijn/haar bevindingen inzake dit traject. Er staat een nieuwe rapportage voor u klaar in het CSR Cliëntsysteem. Deze rapportage is uitsluitend bestemd voor de behandelend bedrijfsarts. Klik op onderstaande knop om de rapportage te bekijken. Deze knop is 7 dagen geldig.’ Dit bericht eindigt met een disclaimer. |
Bedrijfsarts betrokken - hoe communiceer ik met de bedrijfsarts?
In de ECU-rapportage kun je onder het kopje Prognose je evt. opmerkingen voor de bedrijfsarts noteren. Je kunt hier ook verzoeken om contact met jou op te nemen (en je mailadres noteren).
Daarnaast kan je – nog steeds – rechtstreeks mailen met de bedrijfsarts om een afspraak te maken (zo lang je de privacyrichtlijnen in acht neemt en geen ECU-rapportage en andere persoonsgegevens deelt).
Arts/arbodienst betrokken – cliënt geeft geen toestemming voor delen ECU-rapportage
Als de cliënt geen toestemming geeft om de ECU-rapportage te delen met de bouwarts en evt. de bedrijfsarts, dan wordt de ECU-rapportage niet verzonden. Er verschijnt een melding dat de ECU nu niet afgerond kan worden, omdat de cliënt geen akkoord heeft gegeven om het rapport te delen.
Geef ons een seintje dan zetten wij het vinkje ‘informeer bouwarts’ uit. Het vinkje voor de bedrijfsarts kun je zelf aan/uit zetten op de Cliëntpagina (via de knop bewerken).
Vervolgens kun je afronden.
Communicatie met CSR - kan ik ergens afspraken/opmerkingen noteren die relevant zijn voor CSR?
Op de cliëntpagina is (net als in de Procesregistratie) een tekstvak Aantekeningen voor CSR & Coach.
Tekst in dit vak is niet zichtbaar voor de cliënt. CSR en coach kunnen hier niet dringende kwesties m.b.t. de begeleiding en/of gemaakte afspraken vastleggen. Je vindt het vak als het gevuld is op de Cliëntpagina; als het vak nog leeg is wordt het zichtbaar en kun je het vullen via de knop ‘Bewerken’ op de Cliëntpagina.
Let op: CSR en coach ontvangen van wijzigingen in dit tekstvak geen notificatie. Als het om een dringende kwestie gaat, stuur ons dan een mail of neem telefonisch contact op.
Coachingstraject – inschatting van de duur van het traject
Geef na de ECU op de inschatting kaart aan of je een kort (3 sessies), middellang (6 sessies) of lang traject (10 sessies) verwacht. Je zit hier niet aan vast. Heb je er meer nodig dan ingeschat? Licht dan je aanpassing kort toe in het vak ‘Aantekeningen voor CSR en Coach’ op de cliëntpagina.
Wat je ook inschat: het UTA-BP-dossier toont standaard 3 sessiekaarten in het Coachingstraject (sessie 3 t/m 5 na de ECU). Via de oranje knip ‘Wijzig ingrediënten’ onderaan de tijdlijn, kun je sessies ‘plussen’ en ‘minnen’.
Hetzelfde geldt voor de vragenlijsten; je kunt tussentijds een vragenlijst afnemen wanneer je dat wil.
Zet bij een langer traject een tussentijdse vragenlijst in om de voortgang te monitoren/onderbouwen.
Maak je een tussentijdse rapportage? Kies dan voor ‘vervolgcoaching’ als resultaat, de overige opties zijn bedoeld als eindresultaat.
Coachingstraject – afronden, hoe werkt dat?
Dit werkt hetzelfde als bij de ECU (zie de vraag hierover bij ECU-rapportage – hoe rond ik af?). Zorg dat je bij alle sessies die je uitgevoerd hebt, het vakje uitgevoerd hebt aangeklikt. Verwijder eventuele ongebruikte sessie-kaarten via ‘Wijzig ingrediënten’. Zorg voor een recent ingevulde afsluitende vragenlijst. Kies het resultaat. Maak en publiceer de Rapportage. Publiceer de evaluatie.
Coachingstraject - wat gebeurt er met het dossier als de coach het traject heeft afgerond?
Het dossier blijft na afronding van het traject in ieder geval nog 6 maanden open voor de cliënt omdat deze wordt verzocht de herhaal vragenlijsten na 3 en 6 maanden in te vullen, en ook de resultaten ervan kan zien. CSR-cliënten verdwijnen uit lijst bij coach na administratieve afronding door CSR.
Evaluatie – hoe werkt dit?
Net als in de Procesregistratie zorgt de coach ervoor dat de cliënt de evaluatie ontvangt voorafgaand aan de laatste sessie zodat deze kan worden besproken. De coach publiceert hiervoor de ‘Evaluatie’ kaart.
Evaluatie – hoe zie ik als coach de ingevulde evaluatie?
Als de cliënt de evaluatie invult, wordt deze voor CSR direct zichtbaar. Als de cliënt akkoord is dat de coach de evaluatie ziet, dan verschijnt deze voor de coach in het dossier (en ontvangt de coach hiervan een notificatie).
Om de evaluatie op je eigen computer op te slaan ga je naar de cliëntpagina. Kijk bij Toegewezen recepten naar de evaluatie ingrediënt regel en klik in de kolom resultaat op de blauwe tekst ‘cijfer: …’. Kopieer nu de evaluatie en plak in Excel. Of maak een printscreen van de evaluatie.
Evaluatie – reminders
Het systeem verstuurt automatisch een reminder via de mail naar de cliënt (na 10 dagen) als deze de evaluatie nog niet heeft ingevuld.
Herhaalmetingen – hoe werkt dat?
Als de coach de begeleiding met een cliënt heeft afgerond, nodigt het systeem na 3 en 6 maanden de cliënt uit om de vragenlijst opnieuw in te vullen. De cliënt krijgt inzage in de eigen scores; dat is nieuw.
Functionaliteiten in ontwikkeling die op termijn volgen:
- Vragenlijst invullen op tablet en mobiel (zowel Apple als Android)
- Notificatie op het tekstvak Aantekeningen coach CSR
- Management van notificaties > benutten als ‘to do’ list, prullenbak
- Uitlogmogelijkheid voor coach verbeteren (kan nu uitsluitend vanuit Cliëntpagina)
Whitepaper: Een nieuwe kijk op stress2 oktober 2020 - 12:00
